EnVol 3

Documentation EnVol3

Conditions Générales

Conditions Générales

CGU

Préambule

Les présentes conditions générales d’utilisation (CGU), valables pour une durée indéterminée, s’appliquent à tout usager du service en ligne : EnVol 3. Elles sont mises en œuvre conformément à l’article L. 112-8 du code des relations entre le public et l’administration (droit de saisine de l’administration par voie électronique). En cochant la case CGU lors d’un envoi, vous certifiez avoir lu et accepté les conditions générales d’utilisation du service France transfert présentées sur cette page. Une nouvelle acceptation des CGU sera demandée en cas d’extension des services proposés par le service France transfert ayant impliquée une modification des CGU.

1. Présentation du service

EnVol 3 est un service (le Service) créé par le ministère de l'intérieur pour aider ses usagers (citoyens, professionnels, entreprises, associations…), partenaires ou prestataires à envoyer aux agents du ministère de l'intérieur ou recevoir de la part des agents du ministère de l'intérieur, des fichiers et dossiers volumineux qui ne peuvent pas transiter par les messageries électroniques. Dans sa version actuelle le Service ne permet pas de transférer des fichiers ou dossiers numériques d’une taille unitaire supérieure à 2 Go. Une version ultérieure permettra d’augmenter significativement cette taille. Le Service permet de transférer un ensemble de fichiers ou dossiers volumineux dans une limite de 20 Go dès lors que chaque fichier ou dossier transféré ne dépasse individuellement pas 2 Go. Le Service n’est pas conçu :

Le Service est mis à disposition sans autres garanties expresses ou tacites que celles qui sont prévues par les présentes.

2. Modalités d’utilisation du Service

2.1 Inscription et transmission de fichiers

Le service est réservé aux agents du ministère. Leur connexion se fait via les portails d'authentification connus.

Les agents authentifiés ont alors la possibilité de créer des partages avec d'autres agents de ministères ou d'externes. Ils ont également la possibilité de créer des emplacements de dépôt permettant à leurs contacts de transmettre des fichiers et dossiers.

2.2 Données sensibles

Le Service n’est actuellement pas prévu pour l’envoi de données sensibles. Par données sensibles, on entend :

Si l’expéditeur souhaite malgré tout envoyer des données sensibles via le Service, il doit s’assurer de les avoir chiffrées au préalable (via un conteneur Zed par exemple, voir https://www.ssi.gouv.fr/administration/qualification/zed/ ou ACID).

3. Données techniques

3.1 Généralités

L'utilisation du Service requiert une connexion et un navigateur internet.

L'utilisation de l'application mobile linshare est également possible.

3.2 Utilisation de cookies

Le Service utilise les cookies que dans le cadre exclusif de l'application.

3.3 Plateformes et outils

Le Service est basé sur l'application Linsare de l'éditeur Linagora.

4. Traitement des données à caractère personnel

Le Ministère est responsable des traitements opérés sur les données reçues dans le cadre du Service et, à ce titre, respecte les obligations inhérentes à ce traitement, notamment celles prévues par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et par le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données ou RGPD). Le Ministère s’engage à ne pas commercialiser les données reçues, à ne pas les communiquer à des tiers en dehors des cas prévus par la loi et à effectuer toutes formalités préalables obligatoires auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. Le Ministère garantit aux usagers du Service les droits d'accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, d’un droit à la portabilité des informations qui le concernent ainsi qu’à la limitation des traitements prévus par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique aux fichiers et aux libertés. Le Ministère s’engage à n’opérer aucune commercialisation des informations et documents transmis par l’usager au moyen du Service et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi. Le Ministère s'engage à prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données transmises par l'usager, et notamment empêcher qu'elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

5. Lieu de stockage et durée de conservation des données des démarches publiées sur le Service

Le Service est hébergé dans les datacenters du Ministère de l'intérieur. Les fichiers ou dossiers sont donc stockés sur des serveurs français et sécurisés par les règles SSI du Ministère.

6. Engagements et responsabilité

6.1 Engagements du Ministère

La responsabilité du Ministère ne peut être recherchée en cas d'interruption du service, quelles que soient les conséquences qui pourraient en découler. L'indisponibilité du service ne donne droit à aucune indemnité.

6.2 Engagements et responsabilité de l’usager

L’usager s’engage à respecter les présentes conditions générales d’utilisation et la législation en vigueur. Il s’engage notamment à ne fournir, dans le cadre de l'utilisation du Service, que des informations exactes, à jour et complètes. L’usager du Service s’engage à en faire un usage raisonné et à l’utiliser à des fins administratives et non personnelles. L’usager est seul responsable de son utilisation des moyens techniques mis à disposition dans le cadre du Service et des fichiers transférés par ses soins, dans le respect des lois et règlements en vigueur et des présentes conditions générales d’utilisation. L’usager s’engage à ne pas user du Service pour transférer des contenus illicites. Le Ministère engagera alors une procédure de mise sous séquestre du contenu concerné et procédera à une vérification puis prendra les mesures nécessaires qui s’imposent (signalement au Procureur de la République). L’usager s'engage à ne transmettre, via le Service, que des informations exactes, à jour et complètes. Dans l'hypothèse où l'usager ne s'acquitterait pas de cet engagement, le Ministère se réserve le droit de suspendre ou résilier la démarche administrative, sans préjudice des éventuelles actions en responsabilité pénale et civile qui pourraient être engagées à son encontre. Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s'expose, notamment, aux sanctions prévues à l'article 441-1 du Code Pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu'à trois ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende.

7. Modification, évolution et qualité du service

Le Ministère se réserve la liberté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, le service pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire. Les termes des présentes conditions d'utilisation peuvent être amendés à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées au Service, de l'évolution de la législation ou pour tout autre motif jugé nécessaire.

8. Sécurité

Les données envoyées par EnVol 3 font l’objet d’une analyse antivirale. .Le Ministère prend toutes précautions et mesures utiles pour préserver la sécurité des données à caractère personnel et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées ou endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

L'accès au service nécessite une authentification préalable de l'usager.

Conditions Générales

Mentions Légales

Éditeur

Ministère de l'intérieur

Responsable de la publication

Le chef du Service Numérique du Ministère de l'intérieur

Liens vers les pages du site

Tout site public ou privé est autorisé à établir un lien vers les pages de ce site. Il n’y a pas d’autorisation préalable. Les pages de ce site ne devront pas être imbriquées à l’intérieur des pages d’un autre site. Elles devront être affichées dans une nouvelle fenêtre.

Développement

Linagora

Hébergement

Ministère de l'intérieur

Conditions Générales

Politique de protection des données

Droits des personnes

Une donnée à caractère personnel est définie de la manière suivante : toute information relative à une personne physique susceptible d'être identifiée, directement ou indirectement. Sont ainsi considérées comme données à caractère personnel, les adresses courriel personnelles et professionnelles, ainsi que les adresses IP. Le service France transfert se conforme dans la collecte et la gestion de vos données à caractère personnel à la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dite « Informatique et Libertés », et au règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 (dit « RGPD »).

  1. Les données à caractère personnel qui vous sont demandées sont nécessaires pour accéder au service Envol 3. Elles sont destinées au Ministère de l'intérieur (Direction du numérique) en sa qualité de responsable de traitement. La base légale du traitement est l’intérêt légitime.
  2. Elles seront communiquées pour ces mêmes finalités aux personnes du Ministère de l'intérieur maintenant en condition opérationnelle le service Envol 3.
  3. Les données à caractère personnel sont enregistrées et conservées dans les conditions décrites ci-après :
    • dans la base de données de l'application : la durée de vie du compte utilisateur;
    • dans les logs de l'application : jusqu'à 24 mois (pour analyse d'un éventuel dysfonctionnement).
  4. Le Ministère de l'intérieur s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données, dans le respect du cadre légal. Il s’engage en outre à n’opérer aucune commercialisation des informations que vous transmettez et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi.
  5. En application de la Règlementation « Informatique et Libertés », vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement et du droit de définir le sort de vos données après votre décès, qui s’exercent auprès du Délégué à la protection des données, en justifiant de votre identité
  6. Si vous estimez, après avoir contacté votre correspondant, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel.
Conditions Générales

Politique des cookies

Utilisation des cookies

EnVol 3 nécessite l'utilisation de cookies dans le cadre de l'accès à l'application. Conformément à la législation vis-à-vis de l'utilisation de ces cookies, Envol 3 ne demande pas de consentement préalable à l'utilisateur.

Les cookies positionnés par l'application sont indispensables à son utilisation.


Guide utilisateur

Guide utilisateur

Authentification

1. Accès au service

EnVol 3 est accessible depuis deux urls qui n'ont pas les mêmes possibilités d'authentification :

2. Authentification des agents

L'authentification des agents se fait uniquement depuis l'intranet du Ministère via l'url https://envol3.minint.fr.

Seul la possibilité de passer par un portail authentification est mise en place.

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3. Authentification des comptes invités

Un invité est un compte créé préalablement par un agent du Ministère. Il permet à ce dernier d'accéder aux partages réalisés avec lui, ainsi que l'accès à des services de dépôt de documents.

L'accès à cette authentification se fait via l'url : https://envol3.interieur.gouv.fr

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Lors de la création par l'agent d'un compte invité, ce dernier est averti par email. Y est indiqué un lien unique, à durée limité, lui permettant de créer son mot de passe.

L'identifiant d'un compte invité est toujours son adresse email. Le mot de passe est celui défini par le compte invité lors de sa création.

Un blocage du compte est fait si l'utilisateur renseigne 3 mots de passes erronés. Le déblocage est réalisé automatiquement après quelques minutes.

4. Authentification double facteur

EnVol 3 permet le paramétrage, une fois authentifié, d'un double facteur. Bien que cette option soit possible pour les agents du Ministère, elle n'est pas activée pour les comptes passant par un portail d'authentification. C'est à ce portail de proposer cette possibilité. Les comptes invités sont fortement conseillés d'activer le double facteur.

Le double facteur utilise la technologie OTP (One Time Password) qui nécessite une application mobile dédiée. Celle-ci génère un code unique à durée limitée (de 30 secondes à 1 minutes) après que l'utilisateur ait scanné le QR code qu'EnVol 3 affiche. L'application FreeOTP peut être utilisée et est recommandé. Le service reste cependant compatible avec d'autres applications telles que Google Authenticator, Microsoft Authenticator...

Utilité du double facteur :

Dans le cas où vos identifiants sont compromis par un tiers, ce dernier ne peut s'authentifier à votre place et se faire passer pour vous. Le code à durée limité généré par votre application mobile est une source de protection importante.



Guide utilisateur

Principales fonctionnalités

Suivant le type de votre compte, les fonctionnalités proposées ne sont pas les mêmes. Les agents du ministère ont des droits plus étendus que les comptes invités.

Liste des fonctionnalités :

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Accueil

Retourne à la page d'accueil de l'application

Dépôts en cours

Fichiers et dossiers qui sont ou ont été téléchargés par vous depuis votre poste

Partages reçus

Fichiers ou dossiers qui sont partagés avec vous

Mon espace

Espace personnel contenant vos fichiers et dossiers. L'espace personnel est réservé aux agents du Ministère.

Il permet de créer des partages avec d'autres personnes. Un lien de partage est généré et envoyé aux destinataires. Le partage peut se faire avec un autre agent du Ministère, un compte invité, ou pour un compte anonyme.

Chaque destinataire d'un partage a un lien unique qui lui est propre.

Espace commun

Les espaces communs permettent de partager des dossiers et fichiers avec d'autres agents ou des comptes invités. Il ne nécessite pas la création d'un lien de partage.

Pour accéder aux espaces communs, l'utilisateur doit s'authentifier sur l'application. Ils sont donc accessibles aux agents du Ministère, qui ont un droit de création de ce type d'espace, et aux comptes invités.

Les comptes invités ne peuvent créer de nouvel espace. Ils accèdent aux espaces qu'un agent du Ministère a partagé avec en définissant les droits nécessaires (lecture, écriture, contributeur, administrateur).

Invitations de dépôt

Seul les agents du Ministère peuvent créer une invitation de dépôt. Elle permet aux destinataires de l'invitation de charger des dossiers et fichiers sans nécessité de s'authentifier à l'application.

Chaque destinataire d'une invitation de dépôt a un lien unique qui lui est propre.

Contacts

Cette fonctionnalité est réservée au agent du Ministère. Elle permet la création de liste de contacts, ainsi que la création de compte invités.

Lors de la création d'un compte invité, le destinataire est alerté par email et est invité à créé un mot de passe en suivant un lien unique.

La complexité du mot de passe est définie à 12 caractères minimum et devant contenir au moins une minuscule, une majuscule, un chiffre, un caractère spécial.

Historique d'activité

Cela vous permet de suivre vos accès à l'application, ainsi que les actions réalisées par vous ou par vos destinataires suivant les partages que vous avez réalisé.

Guide utilisateur

Typologie des comptes

Trois types de compte sont définis

Agents du Ministère

Le compte d'un agent du Ministère est créé automatiquement après authentification à son portail interne. Il obtient directement les droits et quotas définis pour tout agent du Ministère.

Comptes invités

Un compte invité est créé par un agent du Ministère. Il permet à ce premier d'accéder à l'application via son adresse email et un mot de passe qu'il doit créer avant la première authentification.

L'avantage d'un compte invité, externe au Ministère, est que l'utilisateur peut accéder aux différents partages réalisés avec lui sans devoir enregistrer les différents liens qu'il reçoit par mail.

Un compte invité a une durée de vie limitée dans le temps.

Comptes anonymes

Les comptes anonymes ne sont pas enregistrés dans le système. L'utilisateur ne peut donc pas s'authentifier sur l'application.

Ces comptes doivent accéder aux partages via les liens uniques pour chaque reçus par email.

Guide utilisateur

Sécurité sur les partages

Chaque partage génère un lien unique par destinataire. Le système trace ainsi les différents accès suivant ce lien, ou via accès direct à l'application, permettant à l'expéditeur de suivre qui a agit sur le partage ou qui n'a pas agit sur celui-ci.

Chaque partagé est sécurisé par un mot de passe aléatoire et unique par destinataire.